Eind mei gaat een nieuwe wet op de privacy in werking.  Dat is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Voor bedrijven en verenigingen betekent dat er nog meer zorgvuldig en transparant met de gegevens van klanten of leden moet worden omgegaan.

Zaken die tot nu eenvoudig en "toch logisch” waren, moeten vanaf 25 mei vaak expliciet worden opgeschreven en afgesproken.

SMHC gebruikt het ledenregistratie systeem LISA. Daarin worden de gegevens uit het inschrijfformulier opgeslagen en je verdere "hockeylevensloop” gevolgd: je indeling in teams, je begeleidingshistorie, uitslagen, de behaalde diploma’s, de ontwikkeling van je hockeyvaardigheid etc. 

Deze persoonsgegevens worden door de club nu al veilig en zorgvuldig verwerkt, AVG vraagt een aantal zaken nog beter te regelen.

Wat verandert er voor SMHC leden en vrijwilligers?

Er moet een overeenkomst zijn tussen het lid of vrijwilliger en de club. Daarin is vastgelegd welke gegevens en met welk doel worden geregistreerd en hoe er met je gegevens wordt omgegaan. In de basis is dat het bestaande Inschrijfformulier, nu uitgebreid met de  "SMHC Privacy verklaring”. 

Deze verklaring beschrijft welke gegevens SMHC verwerkt, met welk doel, en hoe lang de gegevens worden bewaard. Ook is er een paragraaf hoe we met op de club genomen foto’s etc. omgaan. Verder wordt beschreven welke andere partijen de persoonsinformatie ontvangen en waarom.  (Bijv. de KNHB) Tenslotte worden de rechten van de leden beschreven: inzage, correctie en verwijdering. 

Nieuwe leden onderschrijven deze verklaring bij het inschrijven als nieuw lid.

Voor bestaande leden geldt ook dat de SMHC privacyverklaring moet worden geaccepteerd, omdat anders onvoldoende wettelijke grondslag is voor het opslaan en verwerken van de lid-gegevens.

We vragen dan ook alle leden en vrijwilligers om de SHMC privacy verklaring door te lezen en deze te accepteren. Voor minderjarige leden vragen we de ouders/verzorgers dit te doen.

De privacyverklaring kun je hier inzien: https://hockeysneek.nl/files/documenten/2018430_SMHC%20Privacyverklaring.pdf

Via deze pagina https://www.hockeysneek.nl/avgvragen/Default.asp kun je de verklaring bekijken en accepteren via je lidnummer en wachtwoord. 

Als je het wachtwoord bent vergeten kun je een nieuw wachtwoord instellen op MijnSMHC - wachtwoord vergeten?

Voor vrijwilligers heeft AVG nog enkele gevolgen, bijvoorbeeld de Geheimhoudingsverklaring voor LISA-gebruikers en de Vrijwilligersovereenkomst. Daarover volgt een separaat artikel en email.

Heb je nog vragen over AVG voor SMHC ? Mail dan naar [email protected]

Namens bestuur SMHC, 

Jan Dijkhuis