Privacyverklaring

                                   SMHC PRIVACYVERKLARING                                               

versie 23 april 2018
Deze verklaring is toegevoegd aan het web-inschrijfformulier.

ONDERWERP

In deze Privacyverklaring informeert de vereniging Sneeker Mixed Hockeyclub ("SMHC”) hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, werknemers, bezoekers en gebruikers van haar website(s), app(s), accommodatie en evenementen. Aan nieuwe leden wordt gevraagd om kennis te nemen van deze verklaring en deze te accepteren. Door middel van deze Privacyverklaring geeft SMHC uitvoering aan de informatieverplichtingen van artikel 13 en 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG”).

In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:

(a)Betrokkene: iedere persoon waarvan SMHC als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt.
(b)Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.

(c)Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.
(d)Website: iedere website die door SMHC wordt aangeboden, zoals http://www.hockeysneek.nl
(e)App: iedere app die door SMHC beschikbaar wordt gesteld aan betrokkenen.

ALGEMEEN

SMHC verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Nederlandse wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de hier beschreven doeleinden verwerkt. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan minimaal één van de volgende grondslagen uit de AVG:

(a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
(b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;

(c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op SMHC rust;
(d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;

(e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan SMHC is opgedragen;
(f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van SMHC of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.

DOELEINDEN VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

SMHC verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, meer in het bijzonder:
(a) het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;
(b) het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien en het beheer van teams;
(c) het organiseren van evenementen van of op SMHC, voor leden, oud-leden, donateurs, relaties en/of sponsors;
(e) het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van bardiensten;
(f) het beheer van de organisatie van SMHC, zoals het administreren van de diverse commissies; (g) het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van SMHC, onder meer via elektronische post of App;
(h) het screenen van vrijwilligers;
(i) het uitvoering geven van de Statuten en reglementen;
(j) de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;
(k) de administratie van haar vrijwilligers;
(l) het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of vrijwilliger;
(m) het aanbieden en beheren van besloten websites en Apps voor haar leden en vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van websites en Apps;
(n) het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie van SMHC of ten behoeve van evenementen van SMHC;
(o) het verrichten van analyses van persoonsgegevens ten behoeve van statistische doeleinden; (p) ten behoeve van doeleinden waarover betrokkene vooraf separaat worden geïnformeerd;
(q) het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving.

Persoonsgegevens worden door SMHC niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

BEELD EN GELUID

Tijdens de trainingen, wedstrijden en activiteiten bij of van SMHC worden regelmatig foto's genomen en video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van SMHC, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en/of App worden gebruikt. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. Het betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. SMHC heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.

COOKIES

SMHC maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. Op de website www.hockeysneek.nl maakt SMHC gebruik van Google Analytics. Dit is een dienst van Google waarbij Google cookies plaatst om informatie te verkrijgen over de kwalitei of effectiviteit van de website. De manier waarop Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt kunt u vinden bij het document "Hoe Google gegevens gebruikt wanneer u sites of apps van onze partners gebruikt", te vinden op www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.

ONTVANGERS VAN PERSOONSGEGEVENS

SMHC deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, behoudens voor zover dit artikel anders bepaalt.
Ten behoeve van de organisatie van activiteiten waarvoor een betrokkene zich heeft opgegeven, is SMHC gerechtigd de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie betrokken derden. Zo worden in het kader van de organisatie van de hockeycompetitie gegevens van leden en vrijwilligers (zoals scheidsrechters) doorgegeven aan de KNHB en andere clubs.

SMHC kan het adressenbestand van haar leden en vrijwilligers beschikbaar stellen aan haar sponsors voor een mailing.
SMHC kan persoonsgegevens aan een derde verstrekken indien zij daartoe de toestemming van betrokkene heeft verkregen.

SMHC kan ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve activiteiten verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van de contributieadministratie en boekhouding.
Ook kan SMHC ten behoeve van de technische ondersteuning van haar processen verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld aanbieders van cloud-computerdiensten. Met verwerkers zal een overeenkomst worden gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt, onder andere met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.

SMHC kan persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van SMHC in het belang van haar betrokkene is.

BEWAARTERMIJN

SMHC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in deze verklaring bedoelde doeleinden. Tenzij betrokkene toestemming geeft voor een langere bewaartermijn, worden gegevens in de ledenadministratie maximaal tot 7 jaar na einde lidmaatschap bewaard (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht en fiscale bewaartermijn). Daarna kunnen de gegevens worden overgebracht naar een archiefbestand, dat alleen toegankelijk is voor gebruikers die daartoe door het bestuur van SMHC zijn geautoriseerd. De gegevens in het archiefbestand worden voor onbepaalde duur bewaard uitsluitend voor statistisch gebruik en voor het uitnodigen voor reünies en jubilea.

BEHEER PERSOONSGEGEVENS VIA MIJNSMHC

Leden en vrijwilligers kunnen de eigen persoonsgegevens zelf inzien en bewerken via hun persoonlijk account op ‘MijnSMHC’, bereikbaar via de website http://www.hockeysneek.nl

RECHTEN BETROKKENE

Betrokkene heeft het recht SMHC te verzoeken om inzage van persoonsgegevens en om SMHC te verzoeken om rectificatie of wissing van de persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht om gegevensoverdraagbaarheid te verlangen, een en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG daaraan stelt.

Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, heeft betrokkene het recht heeft de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.
Indien betrokkene om de verstrekking van persoonsgegevens wordt verzocht, zal SMHC de gegevens die optioneel zijn als zodanig identificeren. De gegevens die bij aanvraag lidmaatschap of aanmelding als vrijwilliger worden gevraagd en die niet als optioneel zijn geïdentificeerd, heeft SMHC nodig om aan haar wettelijke plichten te voldoen dan wel om haar verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren, waaronder het uitoefenen van haar rechten krachtens de statuten reglementen van SMHC. Indien deze verplichte gegevens niet worden verstrekt, is SMHC gerechtigd de aanvraag niet in behandeling te nemen.

CONTACT

Verzoeken aan SMHC met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan [email protected].

WIJZIGINGEN

SMHC behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Wij raden je daarom aan om onze privacy policy regelmatig te bekijken.

WIJZIGINGENREGISTER

2018-04-23 : Vervallen : SMHC kan het adressenbestand van haar leden en vrijwilligers beschikbaar stellen aan haar sponsors voor een mailing.
2018-04-23 : Toegevoegd: bij Bewaartermijn: De gegevens in het archiefbestand worden voor onbepaalde duur bewaard uitsluitend voor statistisch gebruik en voor het uitnodigen voor reünies en jubilea.