Voor SMHC betekende dat een aantal zaken rond de registratie van leden en vrijwilligers meer expliciet moest worden vastgelegd en gecommuniceerd.

In hoeverre voldoet de club nu aan AVG? 

Een aantal "verplichte" documenten zijn opgesteld en in gebruik genomen. De beschreven maatregelen zijn grotendeels doorgevoerd. Er is geprobeerd de verklaringen en overeenkomsten in een zo beperkt mogelijk juridisch jargon te gieten, zonder de AVG intentie geweld aan te doen. 

Geïnteresseerde leden worden uitgenodigde er kennis van te nemen en eventueel feedback te geven. Het kan altijd beter!

Hieronder de status op dit moment.

✔︎ Privacyverklaring: is bedoeld om nieuwe leden en vrijwilligers te informeren over hetgeen de club met lid-persoons-informatie zoal doet en welke zorgvuldigheidsmaatregelen zijn genomen.  Het legt de rechten en plichten bij de registratie van een nieuw contact (lid, vrijwilliger, sponsor, etc) vast. Bij de inschrijving verklaart het nieuwe SMHC lid zich hiermee akkoord.  Het is in mail naar alle huidige leden gestuurd ter kennisname en om zich ermee akkoord te verklaren. Nog niet gedaan? Kijk op https://www.hockeysneek.nl/avgvragen/.

✔︎ LISA geheimhoudingsverklaring: met deze verklaring verplicht een LISA gebruiker zich tot zorgvuldige omgang met de leden-persoonsinformatie voordat toegang wordt verleend tot het ledensysteem.

✔︎ SMHC Vrijwilligersovereenkomst: beschrijft de afspraken, rechten en plichten van SMHC vrijwilligers en de Sneeker Mixed Hockey Club. Het geeft ook de grondslag voor de registratie van een aantal persoonsgegevens van een vrijwilliger. Bij de aanmelding als vrijwilliger verklaart hij/zij zich hiermee akkoord.  Het gaat in mail naar alle huidige vrijwilligers ter kennisname en om zich ermee akkoord te verklaren. 

✔︎ Verwerkingenregister: het overzicht wat SMHC doet met welke gegevens voor welke persoonsgroep 

✔︎ Verwerkersovereenkomst met LISA, ons web- en ledensysteem. Dit beschrijft voor de uitbestede werkzaamheden welke maatregelen er zijn genomen. Werd door LSIA aangeleverd. Bevat ook de subverwerkers KNHB, Drillster (scheidsrechterstrainingen) en Twinfield.

 

☛ aanwijzing van een SMHC privacycoördinator plus functiebeschrijving. Wordt tijdelijk waargenomen door de penningmeester

☛ camera-reglement: binnenkort wordt ook aan de SMHC zijn een bewakingscamera geplaatst. De omgang met de opgenomen beelden staat in een concept camera-reglement. Dat wordt geïntegreerd met de SMHC Privacyverklaring 

Heb je nog vragen over AVG voor SMHC, mail ze naar [email protected]